Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Wyjazdy i granty – instrukcje

  1. Urlop naukowy

Jeśli prowadzisz zajęcia na Wydziale, musisz złożyć w dziekanacie wniosek wyjazdowy razem z wyjaśnieniem, co będzie działo się zajęciami (np. czy ktoś poprowadzi je w zastępstwie lub zostaną odrobione w innym terminie albo konferencja przypada na weekend, gdy nie ma zajęć). Podanie o urlop naukowy możesz pobrać stąd.

  1. Przedpłata za opłatę konferencyjną / koszt szkolenia

Na podstawie wniosku skierowanego do dyrektora jednostki UW może pokryć koszt opłaty konferencyjnej lub szkolenia przed wydarzeniem. Wzór wniosku znajdziesz tutaj.

  1. Przed wyjazdem wypełnij druk polecenia wyjazdu służbowego. Możesz go pobrać stąd lub odebrać z sekretariatu jednostki. Jeśli potrzebujesz pomocy w wypełnieniu formularza, zgłoś się do pracownika sekretariatu.
  2. Druk delegacji przekaż przed wyjazdem do podpisu Dziekana razem z wnioskiem o zgodę na wyjazd krajowy. Druk delegacji możesz pobrać stąd, a wniosek o zgodę – stąd. Dokumenty możesz też odebrać z sekretariatu jednostki.
  3. Druk delegacji koniecznie zabierz ze sobą na wyjazd. Przedstawiciel instytucji przyjmującej (organizatorzy konferencji, pracownicy biblioteki, muzeum itp.) musi postawić pieczątkę i podpisać się w rubryce „Potwierdzenie pobytu służbowego”.
  4. Jeśli jedziesz na konferencję, przy rejestracji poproś organizatorów o wystawienie faktury na Uniwersytet.
  5. W ciągu dwóch tygodni po powrocie z wyjazdu przekaż do sekcji finansowej uzupełniony druk delegacji oraz faktury.
  1. Bilety:
    1. Bilety na podróże zagraniczne musisz kupić za pośrednictwem biura podróży WhyNotTravel.
    2. Żeby kupić bilet, napisz do WNT i poproś o wyszukanie lotu do określonej kwoty w potrzebnym terminie. Po zaakceptowaniu oferty przesłanej przez biuro wypełnij zlecenie zakupu biletu (link) lub zlecenie zakupu biletu na przelot tanią linią lotniczą (link), a następnie przekaż do podpisu pani Katarzynie Janikowskiej z Sekcji Ekonomiczno-Finansowej oraz dziekanie Iwonie Kurz. Podpisany formularz odeślij w formie skanu do WNT.
    3. WNT rezerwuje bilety tylko na jeden dzień.
    4. Bilety WNT mailem przesyła bilety do osoby wyjeżdżającej.
    5. Faktury biuro przesyła mailem do sekretariatu jednostki (np. instytutu). Fakturę wydrukuj i opisz zgodnie z zasadami.
  2. Diety pobytowe i noclegowe
    1. Wysokość diet w poszczególnych krajach określa rozporządzenie.
    2. Dieta pobytowa to wysokość kwoty, jaką dostaniesz za dzień pobytu w danym kraju.
    3. Dieta noclegowa to maksymalna kwota, jaką dostaniesz za jeden nocleg w danym kraju; oznacza to, że można przyjąć niższą stawkę.
    4. Diety wypłacamy na podstawie wniosku wyjazdowego, który musisz złożyć w kwesturze do dwóch tygodni przed wyjazdem – inaczej nie ma pewności, że otrzymasz środki do dnia wyjazdu. Formularz wniosku dostępny jest na stronie BWZ.
    5. Wniosek wyjazdowy podpisuje pani Janikowska oraz Dziekan.
  3. Noclegi
    1. Wyjeżdżający wynajmują miejsce noclegowe samodzielnie. Jeśli konieczna jest przedpłata, opłacasz ją Ty, a zwrot otrzymujesz w formie diet wyjazdowych po tym, jak dostarczysz do kwestury wniosek wyjazdowy.
    2. Nocleg rozliczamy na podstawie faktury według opisanych powyżej zasad.
    3. W ramach diet noclegowych możesz otrzymać tzw. ryczałt, czyli ¼ wysokości diety hotelowej przysługującej w danym kraju. W takim wypadku we wniosku wyjazdowym wpisz np. 25 zamiast 100 euro jako wysokość pojedynczej diety. Wtedy też nie musisz przedstawiać faktury za hotel.
  1. Kiedy otrzymasz decyzję o przyznaniu grantu, powiadom o tym Dziekana, Zespół ds. Badań oraz Sekcję Ekonomiczno-Finansową.
  2. Żeby wyrobić podpis kwalifikowany (musi go mieć kierownik projektu w grantach NCN), zgłoś się do p. Dominika Wilczewskiego. Po najpóźniej 30 dniach skontaktuje się z Tobą firma odpowiedzialna za obsługę certyfikatów na UW.
  1. Wynagrodzenia dla pracowników UW
    1. Wynagrodzenia wypłacamy na podstawie wniosku o wynagrodzenie uzupełniające (link), uzupełnionego o zakres zadań powierzonych pracownikowi (link). 
    2. Wysokość wynagrodzenia ustal z panią Katarzyną Janikowską z Sekcji Ekonomiczno-Finansowej. Podaj kwotę wpisaną we wniosku oraz dodaj, czy w wynagrodzeniu uwzględnia się składki PPK.
    3. Wnioski konsultuj z pracownikiem Zespołu ds. Badań.
    4. Gotowy wniosek podpisz odręcznie i przekaż do Zespołu.
  2. Wynagrodzenia dla osób niezatrudnionych na UW
    1. Wynagrodzenia wypłacamy na podstawie umów cywilnoprawnych.
    2. W sprawie umowy skontaktuj się z pracownikiem Zespołu ds. Badań, który pomoże wybrać typ umowy (umowa o dzieło / umowa zlecenie) i przygotować odpowiednie dokumenty.
    3. Gotowe umowy przekaż do Zespołu najpóźniej 10 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy.

Jeśli w projekcie pojawiają się wydatki pod hasłem „usługi”, to w większości przypadków musisz zlecić je osobie prowadzącej działalność gospodarczą lub firmie oraz rozliczyć na podstawie faktury. Takie wydatki nie wchodzą w kategorię „wynagrodzenia”.

  1. Najczęściej umowę możesz wygenerować z OSF, po wejściu we wniosek. Jeśli system będzie wymagać podania dodatkowych danych, musisz je uzupełnić. Zwykle musisz podać numer konta, na które będą przelewane przyznane środki. Tę informację znajdziesz na stronie Biura Obsługi Badań (BOB).
  2. Zanim podpiszesz umowę, skonsultuj się z Zespołem ds. Badań oraz BOB-em. Uwagi i poprawki wprowadź w OSF i ponownie wygeneruj umowę.
  3. W grantach NCN gotową umowę najpierw podpisuje kierownik projektu.
  4. Kierownik projektu przesyła gotową umowę do pracownika Zespołu ds. Badań, który przekazuje umowę do podpisu dziekana i Pełnomocnika Kwestora. Następnie umowa zostaje przesłana do BOB-u i dalej procedowania centralnie. Biuro przesyła umowę do grantodawcy.
  5. Pracę nad grantem można uznać za rozpoczętą po otrzymaniu od grantodawcy podpisanej umowy.
  6. Umowę przeczytaj dokładnie – zawarte są w niej odpowiedzi na wiele pytań pojawiających się w trakcie projektu.
  1. Wszystkie faktury za produkty i usługi zakupione w ramach grantów muszą być wystawione na Uniwersytet Warszawski:

Uniwersytet Warszawski
Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66
REGON: 000001258

  1. Faktury przekaż do sekretariatu swojej jednostki z dopisanymi z tyłu informacjami:
    1. Źródło finansowania (nazwa programu, grantodawcy, kierownik projektu – jeśli dotyczy)
    2. W przypadku faktury za usługę – czy usługa została wykonana lub kiedy zostanie wykonana
    3. W razie zwrotu kosztów – konto, na które mają być przelane środki
  2. Faktury przekaż w miesiącu wystawienia. Faktury z odroczonym terminem płatności, które ma opłacić UW, przekaż sekcji finansowej jak najszybciej.

Biura wewnętrzne UW

 

Grantodawcy

 

Publikacje naukowe

 

Repozytoria UW